Férias são um direito de todo trabalhador com carteira assinada, e planejá-las mal é uma das maiores fontes de caos na escala: três pessoas pedem o mesmo mês, o setor fica sem cobertura e o gestor precisa negociar na última hora. A saída é tratar férias como parte do planejamento anual, não como exceção.
As regras de base: após 12 meses de trabalho (período aquisitivo), o empregado tem direito a 30 dias de férias, que a empresa precisa conceder nos 12 meses seguintes (período concessivo). Se o prazo passar sem a concessão, as férias devem ser pagas em dobro (Art. 137). O aviso deve ser feito por escrito com pelo menos 30 dias de antecedência, e o pagamento, com o adicional de 1/3, precisa sair até 2 dias antes do início (Art. 135 e 145).
Desde a reforma trabalhista, as férias podem ser divididas em até 3 períodos, desde que o empregado concorde: um deles com pelo menos 14 dias corridos e os demais com no mínimo 5 dias corridos cada. O fracionamento é uma ferramenta valiosa para a escala, porque permite espalhar as ausências ao longo do ano. Há ainda a possibilidade de converter 1/3 das férias em abono pecuniário (venda de 10 dias), mediante solicitação do empregado.
Dois detalhes importantes: as férias não podem começar nos dois dias que antecedem feriado ou dia de descanso semanal (Art. 134, §3º), o que afeta diretamente quem trabalha em 6×1 ou 5×2; e as faltas injustificadas no período aquisitivo reduzem os dias de direito — por exemplo, de 6 a 14 faltas, o empregado passa a ter 24 dias (Art. 130).
Um método simples de distribuição: (1) calcule a data de início do período concessivo de cada pessoa; (2) divida a equipe em blocos de forma que no máximo uma ou duas pessoas saiam por vez, conforme a cobertura mínima; (3) evite concentrar as férias nos meses de maior demanda (ex.: dezembro no varejo); (4) combine as datas no começo do ano e registre por escrito; (5) revise o calendário a cada trimestre.
O Excala considera as férias como ausências planejadas: você informa o período, a IA reorganiza a escala ao redor delas, mantém a cobertura mínima e avisa quando duas ausências se sobrepõem e deixam um buraco — antes de a data chegar.